Программное обеспечение на заказ

Системы электронного документооборота

В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления («начальник сказал - сделали»), то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов (или, по-другому, «бизнес-процессов»), то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документарную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было найти концы, и т. д.). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда они уже не нужны, обнаруживаются на самом видном месте. Или руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы непосредственно отвечающего за его выполнение. Ситуации, знакомые практически всем.

Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения.

Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, что выглядит уже как «каменный век», либо внедрить электронную систему. Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути - вопрос только в том, какую систему выбрать.

Основные задачи, решаемые системами документооборота

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач.

• Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
• Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
• Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.
• Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
• Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).
• Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
• Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия.
• Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
• Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы

• Требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.
• Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).
• Необходимость автоматизации административного управления организацией.
• Степень сложности организационной структуры.
• Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.
• Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.
• Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.
• Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.
• Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.
• Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.
• Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.
• Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.
• Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.
• Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.

Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной.)

Базы данных

Мы работаем с базами данных благодаря тому, что они удовлетворяют запросы аудитории, нацеленных на автоматизацию своих бизнес-процессов. База данных помогает сделать работу компании более эффективной. Основная цель нашей работы - увеличить Ваши возможности за счет автоматизации и повышения эффективности. Разработка базы данных позволит выполнять больше задачь за меньшее время.

Основные этапы разработки БД

Разработка базы данных разбивается на следующие основные этапы. Ниже приведены основные пункты, которые могут отличаться для конкретной разработки (например, часть 4).

1. Разработка, утверждение ТЗ и подборка под него готовых частей
   1. Первым делом нужно определить, для чего вообще нужна эта база и четко сформулировать ее задачи
   2. Если вы не специалист в предметной области, для которой создаете БД (что обычно и бывает), то обязательно сформулируйте заказчику все вопросы, ответы на которые вы и он хотите получать с помощью базы данных. В конечном итоге должно получиться предварительное тех. задание на разработку
   3. Согласно ТЗ создайте эскизы отчетов, которые хотелось бы получить и утвердите их с заказчиком
   4. Подберите среди других, ранее созданных проектов готовые (стандартные) формы, которые вы уже используете для ввода данных. После утверждения с заказчиком, импортируйте их в новый проект. Отсюда следует важный вывод: Чем активнее вы будете использовать стандартные объекты (типовые формы, отчеты, модули т. д.) при разработке БД, тем в более сжатые сроки вы уложитесь.
   5. Поиск и анализ уже существующего готового решения других разработчиков
   6. По мере уточнения ТЗ начнет формироваться перечень необходимых данных. Зная это, можно определить, какие фактические данные следует сохранять в базе данных и по каким темам распределяются эти данные. Темам должны соответствовать таблицы, а данным — поля (столбцы) в этих таблицах.
   7. На основании полученного ТЗ, определяем время разработки в чел/час. Если это работа на заказ – то также получаем стоимость работы: Стоимость работы = чел/час * стоимость чел/часа, где стоимость чел/часа каждый определяет для себя сам
   8. После окончательного согласования ТЗ с заказчиком – составление и подписание договора обеими сторонами
2. Определение необходимых таблиц и связей между ними, полей таблиц и ключевых полей в БД
   1. Согласно ТЗ и п.1.5 вся информация разбивается на группы и на минимальные логические компоненты
   2. Согласно списку необходимых полей и групп данных создаются требуемые таблицы с соответствующими им полями
   3. Определяются ключевые поля таблиц (внутренние и внешние ключи)
   4. Устанавливаются связи между таблицами, строится схема данных
   5. Таблицы заполняются минимально необходимым для анализа структуры БД объемом демо-данных
   6. Проводится анализ полученной структуры БД, исправляются возможные недочеты
3. Проектирование интерфейса приложения
   1. Согласно ТЗ и п.2 создаются необходимые объекты базы данных — запросы, формы, отчеты, модули.
   2. Проводится анализ (предварительное тестирование) работы приложения и при необходимости исправляются недочеты
   3. В случае оказавшейся невозможности реализации каких либо пунктов ТЗ и прочих отступлений от него, этот вопрос уточняется с заказчиком.
4. Тестирование, создание документации, сдача проекта и расчет
   1. В случае поэтапной оплаты работы, по мере выполнения п.3 заказчику периодически отдается на изучение, предварительное тестирование и утверждение, отдельные части приложения в демо-режиме, и согласно договору происходит оплата частей проекта.
   2. После окончательного создания проекта проводится его полное тестирование
   3. Создается документация (справка) на программу
   4. При успешном прохождении всех тестов программа отправляется заказчику в демо-режиме для окончательного ознакомления.
   5. Производится окончательный расчет согласно договору, после которого заказчику отправляется полная версия программы без каких либо ограничений.